Spendanalys är processen att samla in, rensa och klassificera utgiftsdata i syfte att minska upphandlingskostnaderna, förbättra effektiviteten och övervaka kontroller och efterlevnad. Denna process är mycket fördelaktig för företag som vill förbättra sitt resultat och används för att hjälpa företag att identifiera var de kan minska kostnaderna. För att lära dig mer om denna process, fortsätt läsa! Nedan finns några exempel på hur det fungerar. Låt oss börja!
Identifiera kritiska leverantörer. Utgiftsanalys kan hjälpa till att identifiera vilka leverantörer som tar in mest pengar och vilka som orsakar de största kostnaderna. Detta är en detaljerad titt på varje leverantörs utgifter och det kan hjälpa till att prioritera föredragna leverantörer. Informationen från en leverantörsrapport kan jämföras år till år och kan till och med avslöja möjligheter till konsolidering. Ju mer du vet, desto mer kan du prioritera dina leverantörer bättre. Om du är en småföretagare, kommer du antagligen behöva slå dig själv när du tittar på de utgifter du har haft.
Tidszoner är ett annat hinder som kan hämma spendanalys. När du tittar på utgifterna månad för månad måste du veta de exakta start- och slutdatumen för varje månad. Dessutom har olika länder olika tidszoner, så du måste vara specifik. När du sammanställer data är det viktigt att sätta regler och förväntningar för att säkerställa att resultaten är korrekta. När du har identifierat dina specifika problem kan du fatta bättre beslut baserat på den information du har.
Även om spendanalys har många fördelar, kan det också vara tidskrävande. Stora organisationer kan inte lätt kategorisera utgifter för miljarder dollar. Detta gäller särskilt om de använder ett decentraliserat budgeteringssystem, vilket innebär att data är svåra att rensa och analysera. Som ett resultat kan spendanalys ta år att slutföra, så det är viktigt att ha en skicklig person för att göra det. Det kommer också att hjälpa dig att fokusera din uppmärksamhet på områden med störst behov.
När du analyserar utgiftsdata måste du se till att du har ren data. Det är väldigt svårt att jämföra samma data från olika källor, och du måste ha en ren grund för att analysera den. Om du till exempel köper samma del från olika leverantörer kan du behöva använda två olika valutor. Detta kommer att komplicera jämförelseprocessen och de totala kostnaderna blir högre. Detta kan undvikas genom att standardisera betalningsvillkoren.
När du har data måste du rengöra den. Orena data begränsar granskningens omfattning och kommer att begränsa möjligheten att konsolidera leverantörer. Av denna anledning är det absolut nödvändigt att rensa all data och kategorisera den. Sedan kan du börja kategorisera de olika utgiftstyperna för att identifiera besparingsmöjligheter. Om du inte kan ta ett beslut om vad du ska göra härnäst kan du rådfråga experterna på området.
